12.01.2017

Impressões Digitais

A Batalha entre Processo e Progresso

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Como gerentes de projetos, já somos familiarizados com processos.  Porém, em muitas situações, somos vistos como as pessoas responsáveis por despejar regras através de procedimentos. Nós existimos para entregar resultados programados, dentro de um orçamento, com especificações listadas em um documento de escopo e servidos de um deadline.

Mas, o que acontece quando a necessidade de seguir um processo organizacional inevitavelmente entra em conflito com o progresso de um projeto?

Em primeiro lugar, devemos pensar porquê os processos existem

Os pontos abaixo, podem esclarecer essa dúvida:

  1. Para o controle de tarefas críticas a serem executadas.
  1. Garantia de Qualidade (Quality Assurance), ou seja, através de uma metodologia e documentação, acabamos criando um processo de testes de software, sites e plataformas, antes da liberação para o usuário final.
  1. Os processos existem para facilitar o progresso, obviamente se usado de maneira inteligente. Pois, afinal de contas, mesmo quando falamos de um projeto agile como scrum ou XP, eles também possuem processos. A diferença é que este método é desenhado para entregas mais rápidas, nas quais toda uma cadeia de recursos estão voltadas para fazer aquilo acontecer de maneira ágil. Por isso, eu particularmente, não acredito que metodologias ágeis são melhores ou piores que em cascata. Cada situação dependerá de um estudo aprofundado para entender o cenário apresentado e, desta maneira, junto aos demais recursos decisórios, encontrar a melhor metodologia a ser aplicada para um projeto.

A partir dessa análise mais ampla, podemos pensar que a grande maioria dos processos existem para facilitar o progresso. Ao menos em teoria, correto?

Uma empresa é uma entidade comercial e existe para ganhar dinheiro. Então, ela vai crescendo e aumentando sua escala de produção (algumas vezes começa a oferecer uma nova gama de produtos/serviços) e com isso necessita ser conduzida por uma quantidade ainda maior de pessoas. Torna-se imprescindível a implementação de processos, para que a empresa possa traçar seus objetivos e de seus clientes de maneira fluida, eficiente e com resultados previsíveis.

Porém, todos os processos devem servir para a necessidade do negócio. Mesmo os projetos temporários. Portanto, não pode haver conflito dos procedimentos com os objetivos da instituição.

Acontece que tudo isso varia de acordo com a maturidade e escala de cada organização. Algumas empresas menores conseguem seguir em frente com poucos processos de trabalho. No entanto, as grandes organizações empresariais muitas vezes parecem um labirinto de métodos que necessitam ser rigorosamente aplicados, mas são dispensáveis para seus gerentes e diretores.

O que ocorre com frequência, especialmente em grandes empresas ou organizações sem bons níveis de maturidade, é que os processos acabam se distanciando das razões pelas quais eles foram criados. É comum um gerente de projetos se encontrar diante de situações com métodos antiquados, imaturos e mal concebidos. E infelizmente, por muitas vezes é comum que estes processos impactem diretamente na maneira de fazer o progresso acontecer.

A grande luta: Processo vs. Progresso

Chega o momento na carreira do gerente de projetos, em que o progresso precisará entrar no ringue e lutar contra o processo. Caso ele escolha seguir o processo, irá afetar o cronograma, orçamento e escala. Por isso, será uma decisão importante e que, na maioria das vezes, estará fora do poder de decisão do gerente de projetos. Caberá às partes interessadas no projeto julgarem quem será o vencedor da luta.

Seu trabalho como gerente de projetos será permitir, da maneira mais clara possível, que os decisores (stakeholders, product owner’s) possam chegar à melhor decisão para o sucesso do projeto. Apresentando detalhadamente os impactos, riscos e benefícios que cada um deles (progresso ou processo) poderá gerar para as organizações envolvidas.

Texto traduzido e adaptado por Felipe Ortiz.
Fonte: http://www.girlsguidetopm.com/2016/11/the-battle-between-process-and-progress/

 

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